Conduit-projektin viestintäsuunnitelma

Johdanto

Tämä viestintäsuunnitelman tarkoituksena on määritellä Conduit-projektin yhteydessä käytetyt viestintämenetelmät ja kanavat. Selkeällä ja yhdenmukaisella viestinnällä varmistetaan informaation kulku ja vaikutetaan projektin laatutavoitteiden toteutumiseen.

Projektin osapuolet

Tässä suunnitelmassa luodaan pohja Conduit-projektin projektiryhmän ja kolmen muun projektin sidosryhmän väliselle viestinnälle.

Projektiryhmän jäsenet: Kari Alasalmi, Atte Alpia, Teemu Lappi, Saana Partinen, Joni Erkkilä, Antti Lahti, Mari Vesterinen, Ari Sarvikas, Roni Filppula
Projektin ohjaaja, SCRUM master: Heli Vepsäläinen / Saana Partinen
Product owner: Marko Rintamäki
Toimeksiantajan edustaja: Teemu Kontio, Wimmalab

Yleiset viestintäkanavat

Conduit-projektin pääasiallisena viestintäkanavana toimii Teams-palvelu, joss hyödynnetään niin tekstipohjaista keskustelua kuin videotapaamisia. Tarvittaessa käytössä on myös puhelin ja sähköposti, mutta niiden käyttöä sisäisessä viestinnässä pyritäan välttämään.

Lisäksi käytössä on Gitlab-kehitysympäristön kommentointiominaisuus.

Sisäinen viestintä

Sisäisellä viestinnälla tarkoitetaan projektiryhmän jäsenten välistä viestintää. Sen tarkoituksena on toimia työkaluna projektin suunnitteluun ja pitää ryhmän jäsenet ajan tasalla projektin kulusta.

Projektiryhmän sisäisessä viestinnässä pääasiallisena kanavana toimivat Teams-palvelun chat- ja videotapaamistoiminnot. Toinen merkittävä kanava on Gitlab-kehitysympäristön kommenttiosio. Jälkimmäisen tarkoitus on erityisesti pitää muut ryhmäläiset ajan tasalla dokumentaatiossa tapahtuneista muutoksista.

Projektiryhmä kokoontuu päivittäin lyhyeen tapaamisen videopuhelun kautta. Tapaamiset pyritään pitämäan maksimissaan 15 minuutissa. Tapaamisten tarkoituksena on luoda päiväkohtainen katsaus siihen, missä projekti on menossa ja tehdä tarvittaessa muutoksia suunnitelmiin.

Tarvittaessa käytetäan myös muita viestintäkanavia ja pidetään pidempiä tapaamisia.

Viestintä ohjaajien kanssa

Ohjaajilla tarkoitetaan tässä product owneria ja Scrum masteria. Projektiryhmän ja ohjaajien välisen viestinnän tehtävä on mahdollistaa ohjaajille esteetön ja täydellinen projektin seuranta ja sitä kautta antaa heille riittävät resurssit tukea projektin etenemistä. Keskeisin viestintäkanava tulee olemaan Teams sekä perjantaiaamuiset tapaamiset Marko Rintamäen kanssa. Muita viestintätapoja käytetään mahdollisuuksien mukaan ja tarvittaessa. Kaikista keskeisistä projektiin liittyvistä tapahtumista tiedotetaan ohjaajille ainakin yhdellä edellä mainituista kanavista.

Viestintä toimeksiantajan edustajien kanssa

Product owner hoitaa viestinnän toimeksiantajan edustajan kanssa.

Viestintä ulkopuolisten kanssa

Viestinnässä ulkopuolisten kanssa käytetään projektiryhmäläisten omaa harkintaa. Osalle ulkopuolisista sidosryhmistä (muut projektit, osa laitoksen henkilökunnasta) on mahdollisuus viestiä Teamsin avulla. Lisäksi ulkopuolisille sidosryhmille on tarjolla informaatiota Conduit-projektin nettisivuilla.

Viestinnän seuranta ja arviointi

Viestinnän onnistumista arvioidaan projektin aikana jatkuvasti ja erityisesti viikko- ja ohjaajapalavereissä sekä viestintäopintojen yhteydessä. Mahdollisiin epäkohtiin puututaan välittömästi ja viestintäsuunnitelmaa muutetaan tarpeen niin vaatiessa.

Lähteet

Alkuperäinen löytyy täältä! http://homes.jamk.fi/~huojo/opetus/IIZP2010/